产品功能 · 智能采购与试剂看板

不靠印象下单,不靠经验备货

检验科的采购决策常常卡在同一处:这个月该买多少,说不清楚。买多了占资金、临期报废;买少了断货,影响出报告。采购订单要做的事,是把「该买多少」从凭经验估变成按条件算——采购范围和采购数量各选一个,订单自动生成。

采购订单包含的四大类

四类功能各有分工:一类负责生成,一类负责管账,一类负责重新编排,一类负责定义「按什么组合买」。

四类之一

生成订单

两个条件自由组合——采购范围(整库 / 按自定义组合 / 按组别 / 按供应商)与采购数量(按采购周期 / 按测试人次 / 按库存高低限),组合起来共 12 种下单方式。

四类之二

管理订单

审核订单、取消审核、删除订单,以及已存订单的增减内容。审核时会保存审核用户名与时间;审核与取消审核都可以在用户权限设置里单独授权给指定角色。

四类之三

订单重组

把一个或多个订单里的内容任意重新组合成一张或多张新订单。比如几家供应商分别报价,最后要合成院里走的采购单,就在这里拼。

看怎么操作 订单重组
四类之四

设置采购组合

组合内容来自试剂库里的全部试剂,可任意编排——按供应商供应的试剂、按组别、按某次体检、按某个科研项目,都能各存成一个组合,下次直接调用。

看怎么操作 采购组合

12 种下单方式,横竖各选一个

左边选买哪些(采购范围),右边选买多少(采购数量),两列各点一下,订单自动生成。下表的横竖交叉就是 12 种组合。

采购范围 \ 采购数量按采购周期智能采购按测试人次采购按库存高低限采购
整库采购
按组别采购
按供应商采购
按自定义组合采购
说明:采购范围里的「按自定义组合采购」需先设置好采购组合;「整库采购 + 按采购周期智能采购」这一组合可以覆盖大部分日常情况。
采购数量 · 三选一

按采购周期

按设定的采购周期推算用量,系统依据过往的入库、出库与当前库存数据自动生成。适合按固定节奏补货的常用试剂。

采购数量 · 三选一

按测试人次

先给试剂设好「测试数」与「采购系数」,再按预计人次反推盒数。体检、专项筛查这类「人数已知、项目固定」的场景更合适。

采购数量 · 三选一

按库存高低限

给试剂设好库存上下限,低于下限即触发补货,把「什么时候该买」交给库存水位判断。

它到底怎么算出「买 7 盒」的

采购系数:把「人次」换算成「盒数」的那一步

按测试人次采购时,系统要拿人次去除以试剂的测试数,再乘一个采购系数。系数默认是 1,可以按项目实际情况改。

  • 丙氨酸氨基转移酶:测试数 1500、系数 1。10000 人次 ÷ 1500 × 1 ≈ 6.67,实际执行采购 7 盒。
  • 一次性吸头:测试数 1、系数 5(HAV、HBV、HCV、HIV 各要一个,生化可能还要一个)。10000 人次 ÷ 1 × 5 = 50000 支

同一套规则,耗材和试剂都能算。前提是把试剂的测试数先设好——这一步没做,按人次采购就算不出来。

检验试剂管理系统采购订单:按 10000 人次与采购系数生成的订单明细
一次 10000 人次体检的采购订单表里能同时看到采购人次、测试数、采购系数与采购数量的关系;其中第一行「一次性吸头」的系数是 5,其余为 1。
一个需要提前知道的前提:智能采购是按过往入库、出库与当前库存数据推断生成的,所以订单准不准,首先取决于统计资料够不够。要让「按采购周期智能采购」算得比较准,建议软件使用时间超过一个月,并且库存里的试剂至少经历过两次出库。刚装上的头几周,用整库采购或按库存高低限会更直接。

界面长什么样

以下截图取自本站说明文档,与交付版本界面一致;实际界面以交付版本为准。

检验试剂管理系统采购订单窗口:选择采购范围与采购数量后生成订单
生成订单选好采购范围与采购数量,点【生成订单】。订单表里供应商、数量、单价、是否打印这 4 列可直接改,末尾两列「出库数/天数」与「当前库存」是审核时的参考依据。
检验试剂管理系统订单重组窗口:从多个订单中挑选明细重新组合
订单重组左表列出已存订单(「订」前缀)与本窗口组合出的订单(「组」前缀);双击把明细加进右表,拼好后可存成新订单,也可并入某个未审核订单。
订单号自己带着时间:订单号编码规则是「保存时的日期 + 时间」,例如 订20151218091201 表示 2015 年 12 月 18 日 09 时 12 分 01 秒保存的那张单。定单多起来之后,凭单号就能对上时间,不必再翻记录。

这些功能分别属于哪个版本

采购的范围(整库、组别、供应商)与按采购周期智能采购,标准版就有;需要按自定义组合、测试人次、库存高低限下单,以及订单重组,从旗舰版起提供。

功能说明标准版企业版旗舰版
采购范围
整库采购把库里现有试剂整体纳入采购范围
按组别采购按试剂组别圈定范围
按供应商采购按供应商圈定范围
按自定义组合采购先设采购组合,再按组合下单
采购数量
按采购周期智能采购依据过往出入库数据自动推算
按测试人次采购按预计人次 ÷ 测试数 × 采购系数
按库存高低限采购低于库存下限即触发补货
组合与编排
设置采购组合把试剂任意编排成组合并设采购系数
订单重组多张订单明细重新组合
订单管理
审核 / 取消审核 / 删除订单审核记录用户名与时间;权限可单独分配
版本归属取自站上说明书「采购订单模块各版本权限」表,与价格页三档说明一致;三档价格见价格与购买。

常被问到的三个问题

我们只想先把出入库管起来,采购这块能不能先不用?
可以。采购订单是一个独立模块,不用它不影响入库、出库与库存查询。标准版本身就带整库、按组别、按供应商这三种范围与按采购周期的智能采购,先跑通「买进来、用出去、查得到」,再考虑要不要把采购也交给系统,是更稳的顺序。
采购组合和自定义组合采购是什么关系?
组合是「一份清单」,自定义组合采购是「用这份清单去下单」。先把常一起采购的试剂编成一个组合(比如某次体检的项目、某个科研项目的耗材),下单时选这个组合即可,不用每次重新勾。组合里每一项还能单独设采购系数,用来处理「一个测试要消耗多个耗材」的情况。
订单审核能省掉吗?
可以不启用审核,但建议至少给审核与取消审核分别设权限。订单一旦审核,就不能再删除,要改必须先取消审核——这道关卡挡的正是「单子已经报出去了、内容却被改动」这类麻烦。权限在用户及权限设置里单独分配。
关于数据在哪:采购、库存与订单数据都保存在本院自己的电脑或服务器上,支持单机与局域网多终端使用,不上传云端。数据库备份与恢复见帮助中心 · 第五章 数据库管理

先用本科室的真实数据算一次

安装程序可直接下载,装完免费试用 30 天,不需要先付费;试用期间录入的试剂、库存与订单数据,正式购买后继续使用。